بسیاری از ما درباره اهمیت برنامه ریزی و درباره داشتن برنامه روزانه، هفتگی، ماهانه و یا سالانه شنیده ایم. و مسلما می‌دانیم که با داشتن برنامه و مقصودی معین می‌توانیم کارهای خود را بدون استرس و دلهره انجام دهیم.
اما بسیاری نیز برنامه ریزی را کاری بیهوده دانسته و از آن و مزایای آن در زندگی شخصیشان استفاده نمی کنند.
اگر شما هم برنامه ریزی را کار اشتباهی می‌دانید که نمی تواند به شما کمک کند یا حتی می تواند مانع به سرانجام رسیدن کارهایتان شود. خاطره خوب و مثبتی از ایجاد و اجرای برنامه هایتان ندارید. شخصی کامل گرا یا اهمال کار هستید و فکر می‌کنید با این خصوصیات ایجاد برنامه ای مدون نمی تواند به شما کمک کند، در این مقاله همراه ما باشید تا موضوعات مطرح را با هم بررسی کنیم و به شیوه ای برسیم که بیشترین کمک را در رسیدن به خواسته ها به ما می‌کند.
برنامه ریزی چیست؟
برای دستیابی به هدف و یا مقصود مورد نظر، باید آن را به جزئیات و اهداف کوچک تقسیم کرد که به این کار برنامه ریزی می‌گویند. داشتن برنامه باعث آینده نگری و استفاده صحیح از منابع در راستای رسیدن به هدف مورد نظر می‌شود.
درصد بالایی از احتمال موفقیت و رسیدن به اهداف شما به برنامه ریزی صحیح و اصولی ارتباط دارد.
در برنامه ریزی هدف یا اهدافی را مشخص می‌کنیم که قرار است در آینده انجام شود. ( در یکساعت آینده، در یک روز، هفته، یا آینده‌های دورتر ) به کمک استراتژی و امکاناتی که در اختیار داریم تصمیم می‌گیریم به این اهداف برسیم.
همانطور که می‌بینید برنامه ریزی جدا از زمان نیست و در حقیقت برنامه ریزی در بستر زمان اجرا می‌شود.
اساس و زیربنای برنامه ریزی زمان هست.
بدون مدیریت زمان و تکنیک های آن موفقیت در برنامه ریزی با مشکل مواجه خواهد شد.
به طور کلی و خلاصه برنامه ریزی سه مرحله دارد:
ابتدا ما نقص و کمبودهایی را در زندگی و کار خود احساس می‌کنیم، و تصمیم می‌گیریم این کمبودها و ضعف‌ها را رفع کنیم.
در مرحله بعد برای رفع نیازها هدفی را تعیین می‌کنیم. این هدف قرار است در آینده و زمان مشخص انجام شود. در این هدف گذاری باید دقت شود هدف قابل دستیابی و محاسبه پذیر باشد.
در مرحله آخر بررسی می‌کنیم با امکانات و شرایط موجود چگونه می‌توانیم به اهداف و خواسته های خود برسیم. استراتژی و تکنیک‌های شما برای رسیدن از مرحله فعلی به شرایط مطلوب چیست؟
مهارت برنامه ریزی، ایجاد یک برنامه که به سرانجام برسد یک مهارت است
وقتی صحبت از برنامه می‌کنیم در واقع از داشتن یک مهارت سخن می‌گوییم. مهارت برنامه ریزی کمک می‌کند تا نیازهای خود را برطرف کنیم و کارهای به تعویق افتاده را به سرانجام برسانیم. این مهارت باعث می‌شود عادت های منفی خود مانند تعلل و اهمال کاری، کامل گرایی ، افکار و عادت های بد را در طول برنامه مدیریت و کنترل کنیم و در بستر زمان به آنچه می‌خواهیم برسیم.
اهمیت برنامه ریزی
اهمیت برنامه ریزی به قدری بالا است که اگر از آن استفاده نشود مسیر زندگی به سمت ضرر می‌رود. این به خصوص برای فعالان تجاری و صاحبان کسب و کار بسیار حائز اهمیت است. بنابراین یک مدیر دقیق باید برای یکایک فعالیت‌های خود برنامه داشته باشد. اگر نتوانید درست برنامه ریزی کنید نمی توانید رهبر باشید. در تصمیم گیری دچار تردید می‌شوید هدفگذاری شما به مشکل خواهد خورد. پروژه هایتان شکست می‌خورد. کم کم شما به مدیری ناکارآمد تبدیل خواهید شد.
با داشتن برنامه ای روزانه نه تنها کارهای خود را مرتب و سر وقت انجام می‌دهید بلکه انگیزه ای نیز در خود ایجاد می‌کنید.
چگونه برنامه ریزی کنیم؟ طریقه برنامه ریزی صحیح برای رسیدن به خواسته ها
همانطور که گفته شد شما زمانی که کمبود و نیازی را احساس می کنید به فکر ایجاد برنامه برای برطرف کردن آن خواسته و نیاز می‌افتید. برنامه ای که باید منطقی و قابل دسترس باشد. جزء اولویت های شماست و با انجام آن می‌توانید راه را برای دیگر برنامه هایتان باز کنید. در فرآیند برنامه ریزی باید بتوانید به کمک تکنیک های مدیریت زمان و توانایی‌ها و امکانات موجود درست انتخاب کنید و به خوبی تصمیم گیری کنید.
برای رسیدن به برنامه ریزی مطلوب می توانید از مراحل زیر استفاده کنید.
- داشتن اولویت
- آهسته و پیوسته بودن
- بالابردن آگاهی
- برنامه ریزی فردی
داشتن اولویت
از آنجایی که برخی برنامه ریزی را کاری کسل کننده می‌دانند و برای انجام این کار رقبت ندارند، باید اولویت بندی اهداف برایشان در اولین کارهایی باشد که انجام می‌دهند. اولویت بندی کمک می کند تا مطالب و اهدافی که فعلا مدنظر نیستند در گزینه‌های بعدی قرار بگیرند.
آهسته و پیوسته بودن
از آنجایی که زندگی فقط مطالب آورده شده روی کاغذ نیست، نباید انتظار داشت مواردی که مشخص شده اند کاملا دقیق و بی نقص پیش بروند. به همین دلیل در این راه صبر پیشه کنید و به فکر پیشرفت و موفقیت باشید.
بالا بردن آگاهی
بسیاری از افراد نیز هستند که برنامه ریزی دقیقی برای کارهای خود دارند. منتها به موفقیت دست پیدا نمی کنند و همیشه مسیر مبدا و مقصدشان مرکز دایره است. این بسیار حائز اهمیت است که شخص بداند در مواقع بحران چگونه شرایط را مدیریت کند.
برای کنترل اوضاع و داشتن روندی مطمئن بعد از چیدن برنامه، باید میزان آگاهی در زمینه مورد نظر را بالا برد تا در مواردی که شرایط خاص ایجاد می شود بتوان همه چیز را تحت نظر و کنترل داشت.
برنامه ریزی فردی
بشریت ذاتا دارای روحیه ای برای توسعه و پیشرفت خود می‌باشد. او مدام در تکاپو بوده تا برای رشد و ارتقا خود کاری انجام داده باشد. راهی که انسان را به این حد از توسعه و پیشرفت می‌رساند، چیزی نیست جز برنامه ریزی فردی.
تکنیک های برنامه ریزی
وقتی صحبت از یک مهارت و فرآیند می کنیم، بی تردید این مهارت ها روش‌ها و تکنیک هایی برای اجرای هرچه بهتر دارند. مهارت برنامه ریزی هم از این قاعده مستثنا نیست. شما می‌توانید از تکنیک هایی که در زیر گفته شده برای اجرای صحیح برنامه هایتان استفاده کنید.
- داشتن هدف
- برنامه را شفاف معین کنید
- به خود استراحت دهید
- دفتر برنامه ریزی مرتب داشته باشید
- برای خود پاداش و جریمه در نظر بگیرید
- خط زدن کارهای انجام شده
داشتن هدف
بالاتر در مورد اینکه بعد از چیدن برنامه ها باید چه کرد صحبت شد. اکنون در رابطه با اینکه قبل از برنامه ریزی باید چه کنیم می‌گوییم. قبل از اینکه چیدن برنامه را شروع کنید باید هدف داشته باشید. همچنین برای رسیدن به هدف باید در خود ایجاد انگیزه کنید.
برای ساده کردن و دست‌یافتنی تر کردن اهداف خود، سعی کنید آنها را به اهدافی کوچک و ساده تر تقسیم کنید و زمان معینی داشته باشید که در آن زمان شما به هدفتان می‌رسید. این بسیار در این زمینه کارساز خواهد بود.
برنامه را شفاف معین کنید
در نوشتن برنامه از کلی نویسی خودداری کنید و آن را با جزئیات کامل بنویسید. به عنوان مثال برنامه ریزی یک ورزشکار زیبای اندام: ” تمرین کردن “. به جای اینگونه نوشتن مشخص کنید که تمرین دادن کدام قسمت از بدن. چه حرکات و چه میزان زمان باید صرف شود.
جزئی نگری در داشتن برنامه، کمک‌های شایانی در زمینه دقیق بودن و رسیدن به هدف خود در کمترین زمان و با اتلاف کمترین انرژی می‌کند.
به خود استراحت دهید
بدن شما بعد از انجام دادن کاری یکنواخت در مدتی معلوم دچار خستگی می شود. با ادامه دادن این کار در خود انگیزه را از بین می‌برید. بهتر است برای خود زمانی برای استراحت قائل شوید.
در مدتی که استراحت می‌کنید، وقت خود را به فعالیتی دیگر اختصاص ندهید و کاملا ذهن خود را خالی از هرگونه انرژی و بار منفی کنید. این کار به شما این امکان را می‌دهد که بعد از مدت اندکی استراحت با روحیه ای بهتر و قوی به فعالیتتان ادامه دهید.
دفتر برنامه ریزی مرتب داشته باشید
برای خود و برنامه های خود ارزش قائل شوید و از دفتر یا سررسیدی زیبا برای انجام این کار استفاده کنید.
برای خود پاداش و جریمه در نظر بگیرید
به خودتان متعهد شوید که پس از انجام هر کار و رسیدن به اهداف کوچک به خود هدیه ای کوچک دهید. ( این می تواند دعوت کردن خود به صرف نوشیدنی باشد و یا هرچیزی که فکرش را می‌کنید ).
در ازای آن برای خود جریمه نیز قائل شوید که اگر کارهای خود را مطابق برنامه تان پیش نبردید، برای خود به نوعی محدودیت ایجاد کنید. این به گونه ای باعث می شود ذهن شما به انجام دقیق فعالیت‌ها عادت کند .
خط زدن کارهای انجام شده
در پایان روز کافیست یکبار این را امتحان کنید و فعالیت‌ها تمام شده را خط بزنید. این الگو را مغز انسان ثبت می کند و به عنوان الگویی در پیش زمینه خود ذخیره می‌کند. با انجام این کار شما انجام مسولیت را احساس می کنید . بعد از آن تا شما کاری را تکمیل نکنید ذهنتان این اجازه را به شما نمی دهد که فعالیتتان را ناقص رها کنید و باعث می شود در کار خود انسجام داشته باشید.
چگونه برنامه ریزی می تواند از موفقیت ما جلوگیری کند
بله درست متوجه شدید برنامه ریزی می‌تواند جلوی موفقیت شما را بگیرد. شما تصمیم می‌گیرید با هدف گذاری و برنامه ریزی برای رسیدن به خواسته هایتان نیازهای خود را برطرف کنید و به موفقیت برسید، ولی برنامه ریزی می تواند نتیجه ای کاملا عکس داشته باشد. نه تنها شما در کار و زندگی به موفقیت نرسید بلکه شکست‌های شما هم بیشتر شود.
اما چگونه این اتفاق پیش می آید و چگونه در این دام قرار نگیریم
قبل از هرچیز اجازه دهید تعدادی از آثار مثبت برنامه ریزی را فهرست کنیم- کنترل و مدیریت زمان و جلوگیری از اتلاف وقت
- اولویت بندی کارها و اهداف ضروری
- قابل محاسبه کردن فرایند رسیدن به اهداف
- کاهش استرس و فشار روانی با ایجاد چاچوب کاری
- کنترل کردن عادات منفی مانند اهمال کاری و کامل گرایی
- ایجاد تمرکز با اولویت بندی کارها
- و در آخر برطرف کردن نیازها و بالابردن بازدهی
حالا به اصل بحث بپردازیم تا ببینیم چطور به جای آثار مثبت بالا نتیجه عکس می توان گرفت
بهتر است ابتدا نگاهی به آمار زیر بیندازید. این آمار از یک اپلیکیشن فهرست کننده و کمک کننده به پیشبرد برنامه استخراج شده است.
- ۴۱ درصد از کارهایی که برای رسیدن به آنها برنامه ریزی شده است هیچ وقت به سرانجام نرسیده اند
- ۵۰ درصد از برنامه های کامل شده در عرض یک روز انجام شده اند
- ۱۸ درصد از برنامه های کامل شده در عرض یکساعت انجام شده اند
- ۱۰ درصد از برنامه های کامل شده در عرض یک دقیقه انجام شده اند
از آمار و ارقام بالا به این نتیجه می‌رسیم که خیلی از برنامه های ما کارایی لازم را ندارند یا مدیریت درست برای اجرای آنها وجود ندارد. به همین دلیل ۱۰ درصد آنها در یک دقیقه انجام شده و ۴۱ درصد اصلا کامل نشده است.
با توجه به این آمار در می‌یابیم افراد در انتخاب و اولویت بندی کارها مشکل دارند و نمی توانند کارهای مهم و با اهمیت و دارای اولویت را تشخیص دهند. آنها به جای کارهای با اولویت بالا کارهایی را انجام می دهند که آسان است یا آن را دوست دارند.
همچنین این آمار نشان می‌دهد افراد در تخمین زمان مورد نیاز انجام کارها مشکل دارند. این موضوع در ۴۱ درصد از کارهایی که تکمیل نشده اند و کارهایی که در یک دقیقه کامل شده اند مشخص است.
دلیل دیگر برای کامل نشدن بیش از ۴۰ درصد کارها تهیه فهرستی طولانی و پر تعداد از کارهایی است که دوست دارید انجام شود.
اتفاقی که با تکمیل نشدن کارها برای شما می افتد:
شما برنامه های خود را ایجاد می کنید تا با انجام آن ها رو به جلو حرکت کنید. به کارهایتان نظم دهید. از هدر رفتن زمان جلوگیری کنید و زمان پروژه ها را مدیریت کنید. اما برنامه ریزی اشتباه می تواند همه چیز را تغییر دهد.
در صورتیکه برنامه شما با امکانات و توانایی‌های شما برای انجام آن کار همخوانی نداشته باشد و نتوانید زمان انجام پروژه ها و برنامه هایتان را درست تخمین بزنید. همچنین نتوانید تمام نیرو و توان خود را برای اجرای کارهایتان به میدان بیاورد و پروژه ها را درست مدیریت کنید، شما در رسیدن به اهداف شکست می‌خورید. برنامه های ایجاد شده هیچگاه کامل نخواهند شد. کارها و برنامه های به تعویق افتاده شما بیشتر خواهد شد. انرزی شما هدر می‌رود، در نتیجه فشار روانی و استرس کاری شما از قبل هم بیشتر می شود. نمی توانم ها و باورهای محدود کننده ذهنی و عادت های بد و منفی به تدریج جای باورها و عادت های خوب و مثبت را خواهند گرفت. اعتماد به نفش شما کاهش پیدا می‌کند. در این حالت قدرت مدیریت و کنترل زندگی را از دست خواهید داد.
در این حالت مهارت برنامه ریزی و هدف گذاری که می توانست یکی از راه های رسیدن به موفقیت در زندگی و موفقیت شغلی شما شود برعکس عمل خواهد کرد.
نتیجه گیری
در این مقاله سعی شد برنامه ریزی به گونه ای شفاف برای شما عزیزان توضیح داده شود. همانگونه گه گفته شد، برنامه مانند یک رهبر در زندگی انسان عمل می کند. با داشتن برنامه می‌توان به تمامی اهدافی که مدنظر است دست پیدا کرد.
قبل از چیدن برنامه ها، باید هدف گذاری کرد و در خود انگیزه ایجاد نمود. بعد از برنامه ریزی می‌بایست میزان آگاهی خود را افزایش داد تا بتوان مدیریت بحران کرد. در این مطلب همچنین، تکنیک هایی برای اولویت بندی و چیدمان برنامه ارائه شد که رعایت کردن این تکنیک ها، استفاده از برنامه را ساده و اصولی می‌سازد.
بنابراین هر فردی که به موفقیتی دست پیدا کرده است، از گنج بزرگی در زندگی خود بهره می‌برد. شما به مهارت برنامه ریزی نیاز دارید و با نداشتن این مهارت در زندگی خود قطعا دچار آسیب و ضرر می‌شوید.
